結論：グループは「部署・注文内容・プロジェクト」で作り、支払い方法と承認を分ける
Amazonビジネスのグループは、部署・注文内容・プロジェクトなどの単位で作れます。グループごとに支払い方法・住所・配送先を設定でき、承認が必要かどうかも分けられます。
設定の流れは、グループを作り、ユーザーを追加し、役割を割り当てる、の3段階です。管理者は1つでも複数でもグループを管理できます。
なお「グループの切り替え」の操作手順は、今回確認した公式ヘルプには記載がありません。この記事では手順を断定せず、追加と役割の割り当てを中心に説明します。
なお、この記事の内容は2026年10月12日時点で確認した公式ヘルプに基づきます。
グループでできることを先に整理する
グループを使う目的は、「誰が」「どの支払い方法で」「どこへ届けるか」を分けることです。公式ヘルプで確認できる内容は次のとおりです。
- 部署・注文内容・プロジェクトなどでグループを作れる
- 管理者は1つまたは複数のグループを管理できる
- グループごとに、個別または共通の支払い方法・住所・配送先を設定できる
- 承認が必要な場合と、不要な場合がある
- グループ情報はダウンロードできる
たとえば、営業部は営業部のカード、制作部は制作部のカード、というように分けられます。逆に、全部署で同じ支払い方法を使うこともできます。
「どう分けるか」は会社の運用ルール次第です。まず次の表で、自社の分け方を考えてみてください。
| 分け方 | 向いている場面 | 決めておくこと |
|---|---|---|
| 部署ごと | 費用を部署単位で管理したい | 部署ごとの支払い方法と配送先 |
| 注文内容ごと | 消耗品や設備など種類で分けたい | 種類ごとの承認の要否 |
| プロジェクトごと | 案件単位で費用を把握したい | 終了後のグループの扱い |
あなたの場合はどう分ける？（規模別の考え方）
読者の状況によって、グループの必要性は変わります。
ひとり社長・個人事業主（従業員0〜2人）の場合 グループを細かく分ける必要は小さいでしょう。まずは1つのグループで始め、案件ごとに費用を分けたくなった時点でプロジェクト単位のグループを検討する程度で足ります。
従業員5〜30人の会社で備品を買う総務・購買担当の場合 部署ごとに支払い方法や承認を分けたいなら、グループが役立ちます。承認が必要な部署と不要な部署を分けると、少額の補充は現場で、高額なものは承認付き、という運用ができます。
個人用アカウントとの違いが気になる場合 アカウントの違いは、関連記事の Amazonビジネスと個人アカウントの違い で整理しています。
グループに入れられる役割を知る
グループには、次の役割のユーザーを複数含められます。
- 管理者
- 購買依頼者
- パンチアウト購買依頼者
- システム担当者
- 会計担当者
役割ごとに何ができるかの詳しい権限は、今回の確認範囲では細かく取得していません。そのため、ここでは「これらの役割を割り当てられる」という事実だけを示します。
実際に割り当てる前に、画面に表示される役割の説明文を読み、その人に必要な範囲かを確かめてください。
グループ追加と役割の割り当て手順
ユーザーをグループに追加する手順は、公式ヘルプでは次のとおりです。
- 設定から「ユーザー」を開く
- 追加したいユーザーを選ぶ
- 「他のグループに追加」を選ぶ
- グループ名を検索する
- 役割を選ぶ
- 「グループに追加」を押す
[要実演スクショ: 設定の「ユーザー」画面と「他のグループに追加」の画面]
別の入口として、グループ側から追加する方法もあります。設定の「グループ」を開き、該当グループで「ユーザーの追加」を選びます。
[要実演スクショ: 設定の「グループ」画面とアクションのメニュー]
追加するときは、同じ人に複数の役割を割り当てる必要があるかを先に決めておくと迷いません。役割は「その人が実際にやる仕事」に合わせて選びます。
グループの編集・削除と、削除できない場合の対処
グループの編集や削除は、設定の「グループ」から行います。
- 設定から「グループ」を開く
- 対象のグループのアクションを開く
- 「グループを編集」または「削除」を選ぶ
ただし、削除できるのはユーザーの登録がないグループだけです。ユーザーやサブグループが残っていると削除できません。
削除できないときは、次の順で進めます。
- グループに登録されているユーザーを確認する
- サブグループがあれば、移動または削除する
- ユーザーを別のグループへ移動、または削除する
- 空になったグループを削除する
プロジェクトが終わったときの後片付けにも、この手順が使えます。削除前に、グループ情報をダウンロードして記録を残しておくと安心です。
「グループの切り替え」について分かっていること
「切り替え」を検索する人は、複数のグループを使い分ける場面を想定していることが多いでしょう。ただ、今回確認した公式ヘルプには、切り替えの操作手順は書かれていません。
そのため、画面上のどこをどう押せば切り替わる、とは断定しません。
代わりに、確認できる事実から考え方を整理します。
- 管理者は複数のグループを管理できる
- ユーザーは「他のグループに追加」で別のグループにも入れる
- 役割はグループへの追加時に選ぶ
つまり、複数のグループで作業する場合は、必要なグループにあらかじめ追加し、役割を割り当てておく、というのが公式に確認できる範囲です。実際の画面での挙動は、管理画面でお確かめください。
支払い方法を共有するときの注意
グループごとに支払い方法を分けるだけでなく、共通の支払い方法を共有することもできます。公式ヘルプで確認できる条件は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 共有できる数 | 最大1,000グループまで |
| 一度に追加できる数 | 20グループずつ |
| 管理者の権限 | そのグループの管理者は全員、変更・削除できる |
| メンバーの権限 | 使えるが、変更はできない |
特に注意したいのは、共有するとそのグループの管理者全員が支払い方法を変更・削除できる点です。管理者の人数が多いグループに共有する前に、誰が管理者になっているかを確認してください。
共有の前に、次の点を確かめておくと安心です。
- 共有先グループの管理者は誰か
- 管理者が不要に増えていないか
- メンバーに使わせるだけでよいか
見積書や請求の確認は別の手続き
グループで支払い方法や承認を整えたあとは、社内の稟議（りんぎ）や取引先への提出で書類が必要になることがあります。見積書の発行については、Amazonビジネスで見積書を発行する手順 を参照してください。
グループの設定と書類の準備は別の作業ですが、承認の流れを決めるときに一緒に考えると運用が整います。
まとめ：設定前に決めておく3つのこと
グループを作る前に、次の3つを決めておくと、あとで直す手間が減ります。
- 分け方：部署、注文内容、プロジェクトのどれで分けるか
- 支払いと届け先：グループごとに分けるか、共通にするか
- 承認の要否：承認が必要なグループと不要なグループをどう分けるか
そのうえで、グループを作り、ユーザーを追加し、役割を割り当てます。不要になったグループは、ユーザーを移動してから削除します。
切り替えの手順など、公式ヘルプで確認できない点は断定せず、管理画面の表示に従って進めてください。